Entenda porque e quando customizar o ERP (Enterprise Resource Planning) para torná-lo uma vantagem competitiva para o seu negócio.

O Enterprise Resource Planning (ERP) é uma das ferramentas mais adotadas atualmente por empresas de diferentes tamanhos e segmentos. Mas, diferente do que boa parte do mercado ainda pensa, não adianta apenas investir na tecnologia.

É fundamental entender as necessidades específicas e realidade atual da empresa para entender quando e porque customizar o ERP.

O que é ERP?

Quando traduzido para o português, ERP significa “Planejamento dos Recursos da Empresa”, um conceito que também pode ser conhecido como Sistema de Gestão Empresarial.

Na prática, o ERP funciona como um software que automatiza e valida operações manuais e auxilia nos processos internos da empresa de forma integrada. Um dos seus preceitos mais interessantes é fazer isso em uma única plataforma, garantindo que as informações fiquem seguras e guardadas em seu banco de dados.

Com isso, os usuários são capazes de analisar dados em tempo real e medir quais informações são relevantes para a rotina empresarial. Ou seja, pode-se afirmar que o ERP melhora a produtividade e as tomadas de decisões dos gestores, assim como diminui os erros operacionais e facilita o uso de dados confiáveis.

Há vantagens em customizar o ERP?

Com tudo em mente, chegou o momento de entender porque não basta investir no software, mas adotar o seu uso de forma estratégica. E não há como fazer isso sem pesar os prós e contras da prática de customização do ERP.

O ideal é que o software pudesse atender a 100% das necessidades dos gestores sem a customização mas, em muitos casos, ela é necessária - mesmo que não seja uma decisão desejada. Tudo vai depender do sistema de gestão adotado pela organização, de como se organizam seus processos internos e muitas vezes a customização surge como fruto de requerimentos relacionados a exigências legais governamentais.

Normalmente, as empresas que optam pela customização buscam uma ferramenta que atenda às necessidades específicas do negócio e não seja utilizada apenas como mais uma tecnologia para aprimorar resultados.

Outros benefícios da customização de ERP são:

• Atender às necessidades da empresa

  Esse primeiro tópico é o mais importante. Isso porque um dos principais problemas do uso de ERP de forma “padrão” é a limitação que os colaboradores terão para utilizar o sistema.

  Entre os problemas mais comuns, podemos citar a ausência de campos para informações específicas, o que gera retrabalho para o uso de softwares complementares e até apelar para recursos tradicionais, como planilhas de Excel e papelada impressa.

  É um exemplo clássico de como utilizar o ERP padrão não ajuda na produtividade no ambiente de trabalho e faz com que os benefícios desse software não sejam plenamente aproveitados. Com a customização, a empresa pode criar telas e processos que atendam às necessidades de cada setor com precisão, evitando um cenário como o exemplificado.

  Com isso, as consultas e pesquisas necessárias - assim como a inclusão de documentos e o processamento de relatórios - podem ser feitas apenas no software. Outro ponto importante é que também é possível excluir o que não é necessário para aquele tipo de negócio, fazendo com que os colaboradores tenham uma maior facilidade de uso sem se deparar com funcionalidades obsoletas.

• Facilidade na integração com outros sistemas

  Outro ponto interessante na customização de ERP é a possibilidade de realizar integração do sistema com outros sistemas, softwares e plataformas que as equipes utilizam - algo que complementa o tópico anterior, se essa for uma necessidade da empresa.

  A partir dessa integração, a gestão se torna automatizada e facilita a troca de informações entre os sistemas, o que garante maior segurança e veracidade aos dados armazenados e minimiza erros operacionais que podem surgir como fruto de manipulação dos dados.

• Adição de processos e protocolos internos

  Se o objetivo é customizar, outra vantagem do uso de ERP é permitir que a empresa inclua processos e protocolos específicos no sistema, como regras de acessos e sistemas de autenticação de dados.

  Essa é uma vantagem importante, já que a empresa pode ter normas específicas e uma sólida política de boas práticas que não pode ser prejudicada pela adoção da tecnologia. Com a customização, os gestores reforçam seu compromisso com a cultura organizacional para os colaboradores.

• Adaptação mais fácil no uso do sistema

  Por mais intuitivo que um software seja, sabemos que não se aprende a utilizá-lo de forma instantânea. Entretanto, um ERP customizado pode ser sinônimo de mais facilidade de adaptação, já que suas características se assemelham bastante às atividades que já fazem parte da rotina da empresa.

  Desta forma, as equipes aprendem a utilizar o ERP de forma mais rápida, erram menos e produzem mais - em comparação ao uso da versão padrão do sistema.

E quais são os pontos negativos da customização de ERP?

Não há como negar que a adequação do software demanda investimento financeiro, o que representa um custo alto dependendo do tamanho do negócio. Por isso, muitos empresários encaram essa como a grande desvantagem da customização de ERP - especialmente quando não há garantia do retorno do investimento.

Outro ponto importante sobre a customização é que ela se tornará um “projeto extra” para a equipe de TI. Se os prazos não forem cumpridos, a adaptação logo pode se tornar um problema para a empresa, que não usufrui dos benefícios prometidos e ainda tem que arcar com os custos referente à implementação e as horas de trabalho dos colaboradores envolvidos.

Por último, dependendo da customização realizada, muitas vezes a empresa deixa de aproveitar novas funcionalidades que seriam disponibilizadas nas atualizações periódicas do ERP.

Neste cenário, há ainda o tempo em treinar a equipe que utilizará o sistema - um empecilho para a produtividade, dependendo da amplitude da customização e quais as modificações que serão feitas.

Por isso, é essencial que a customização considere os elementos de usabilidade do ERP, tornando seu uso intuitivo para que o impacto na operação da empresa seja positivo e não algo que atrase os projetos em andamento.

Além disso, contar com uma consultoria especializada no ERP utilizado e nos processos de negócio da empresa é fundamental para se ter uma avaliação correta sobre quais são os pontos do processo que demandam real necessidade de customização no ERP, para que o projeto de customização em questão alcance seu objetivo de forma plena, agregue mais valor ao produto customizado, demande menos tempo da equipe interna de TI e ainda tenha um custo menor do que custaria se o projeto fosse realizado pela equipe interna de TI ou por consultoria sem o devido know-how.

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